Nebenkostenabrechnung selbst prüfen: die Checkliste mit 10 Schritten

Legen Sie die aktuelle Abrechnung, die Vorjahresabrechnung und die Betriebskostenklausel Ihres Mietvertrags nebeneinander. Die Vorjahresabrechnung ist Ihr zentrales Vergleichswerkzeug: Fast jede Auffälligkeit zeigt sich als Abweichung zum Vorjahr. Falls Sie die Vorjahresabrechnung nicht mehr haben, funktioniert die Prüfung trotzdem, nur die Vergleichsschritte entfallen.

Notieren Sie Abrechnungszeitraum, angesetzte Wohnfläche, Gesamtfläche des Hauses, Datum der Abrechnung und den Betrag der Nachzahlung oder des Guthabens. Prüfen Sie die Wohnfläche gegen Ihren Mietvertrag: Weicht sie ab, betrifft das jede flächenverteilte Kostenart. Diese Eckdaten brauchen Sie in fast allen folgenden Schritten.

Rechnen Sie den Abstand zwischen dem Ende des Abrechnungszeitraums und dem Datum der Abrechnung aus, auf Monate und Tage genau. Das ist reine Kalenderarbeit, und der Wert gehört zu den zentralen Eckdaten Ihrer Abrechnung. Welche Fristen das Gesetz für Abrechnung und Einwendungen nennt und was daraus folgen kann, erklärt der Fristen-Ratgeber; dort steht die Regel einmal vollständig, deshalb wiederholen wir sie hier nicht.

Gehen Sie die Abrechnung auf vier Angaben durch und notieren Sie je Punkt "vorhanden", "nicht vorhanden" oder "unklar": die Zusammenstellung der Gesamtkosten, den verwendeten Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Addieren Sie alle Einzelpositionen und vergleichen Sie das Ergebnis mit den ausgewiesenen Gesamtkosten. Rechnen Sie außerdem innerhalb der Blöcke nach, etwa ob die Heizkostensumme aus ihren Bestandteilen aufgeht. Notieren Sie jede Differenz mit Position, Seite und Betrag; auch kleine Abweichungen sind legitime Rückfragen.

Prüfen Sie für jede Kostenart, welcher Schlüssel verwendet wurde: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch oder Einheiten. Ist der Schlüssel je Kostenart überhaupt angegeben, und ist er derselbe wie im Vorjahr? Ein gewechselter Schlüssel ist einer der häufigsten Gründe für unerwartete Verschiebungen und ein guter Prüfpunkt.

Rechnen Sie stichprobenartig zwei oder drei Positionen komplett nach: Ihr Anteil ist bei Flächenverteilung Ihre Wohnfläche geteilt durch die Gesamtfläche, multipliziert mit den Gesamtkosten der Position. Beispiel mit erfundenen Zahlen: 72,5 m² geteilt durch 1.240 m² mal 1.050 Euro ergibt 61,39 Euro. Weicht der ausgewiesene Betrag ab, notieren Sie Position, Rechenweg und Differenz.

Gehen Sie die Kostenarten einzeln durch und ordnen Sie jede einem Status zu: im Katalog des § 2 BetrKV aufgeführt, nicht aufgeführt oder strittig. Die nachschlagbare Liste mit Fundstellen je Kostenart finden Sie im Katalog der umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten. Positionen mit Status "nicht aufgeführt" oder "strittig" sind keine Urteile, sondern Ihre zentralen Prüfpunkte für das Gespräch mit Vermieter oder Fachstelle.

Vergleichen Sie die in der Abrechnung abgezogene Vorauszahlungssumme mit dem, was Sie laut Kontoauszügen tatsächlich gezahlt haben. Denken Sie an unterjährige Änderungen der Vorauszahlung und an Ein- oder Auszug während des Zeitraums; dann zählen nur die Monate Ihrer Mietzeit. Differenzen hier wirken eins zu eins auf Nachzahlung oder Guthaben.

Rechnen Sie zum Schluss Ihre kalten Betriebskosten in Euro je Quadratmeter und Monat um: Gesamtbetrag geteilt durch Wohnfläche geteilt durch Abrechnungsmonate. Der Nebenkosten-pro-m²-Rechner (Seite in Vorbereitung, Link deaktiviert) nimmt Ihnen die Rechnung ab und erklärt, mit welchen veröffentlichten Quellen sich der Wert seriös vergleichen lässt. Ein Durchschnitt ist dabei eine Orientierung, kein Grenzwert.